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Règlement interne

Règlement interne

tel qu’adopté par le Comité-Directeur en date du 27 octobre 2015
 Tous les termes indiqués en majuscules sont définis soit dans les statuts de la Fédération Luxembourgeoise des arts martiaux (la « Fédération ») tels qu’actuellement en vigueur (les « Statuts »), soit dans le présent règlement interne de la Fédération (le « Règlement »).
 
CHAPITRE Ier : DE L’ASSEMBLEE GENERALE 

Article 1er – Des votes
L’Assemblée Générale de la Fédération est constituée conformément aux Statuts et règlements officiels en vigueur.
En vertu de l’article 6.5 des Statuts, les réunions de l’Assemblée Générale tant ordinaires qu'extraordinaires, se composent des délégués des Membres Effectifs. Afin de pouvoir disposer d'une voix délibérative à l’Assemblée Générale, les délégués des Membres Effectifs devront obligatoirement être munis d'une procuration en bonne et due forme, émis par le Membre Effectif qu'ils représentent ; toutes autres personnes physiques ou morales ne sauront disposer que de voix consultatives.
Seuls les délégués disposent du droit de parole aux Assemblées.
 
Article 2 – Des délégués
Les délégués à l’Assemblée Générale doivent avoir la majorité d'âge et jouir du plein exercice de leurs droits civils. Ils devront justifier d'une licence de la Fédération. 
 
Article 3 – De la présence 

Les délégués ont l'obligation d'être présents aux réunions de l’Assemblée Générale pendant toute la durée des séances. Un appel nominal sera fait au début de chaque séance et à tout moment où cela s'avérera nécessaire. Si, pour un motif quelconque, un délégué doit quitter la réunion avant la fin de séance, il en avisera le Bureau Exécutif.
 
Article 4 – Des modalités de vote 

Les décisions de l’Assemblée Générale devront être appliquées et observées par la totalité des associations affiliées.
Le vote peut être soumis à confidentialité (vote dit « secret »), si la demande en est faite par au moins un tiers des délégués.
 
Article 5 – Des Commissaires aux Comptes 

L’Assemblée Générale désigne annuellement les Commissaires aux Comptes pour l'exercice en cours. Leur nombre est fixé à deux (2) au moins et ils doivent être licenciés dans deux (2) Art Martiaux différents au moins. Ils vérifient les comptes de la Fédération. Chaque fois que le Comité-Directeur le demande et au moins une (1) fois par exercice social, à savoir lors de l'Assemblée Générale, ils feront rapport sur leur mission de contrôle.   
 
CHAPITRE II : DU COMITE-DIRECTEUR 

Article 6 – De la constitution
Le Comité-Directeur de la Fédération est constitué conformément aux statuts et règlements officiels en vigueur.  
  
Article 7 – Des attributions 

Le Comité-Directeur a les attributions les plus larges pour gérer les affaires de la Fédération en vertu de l'objet de celle-ci, sans préjudice des attributions de l’Assemblée Générale. Il lui appartient notamment : 
1.       d'établir et de modifier les règlements ;
2.       de veiller à la stricte observation des règlements fédéraux et sportifs ;
3.       d'organiser, d'autoriser et de contrôler les manifestations, rencontres et championnats quels qu'ils soient ;
4.       de veiller à la bonne gestion et au bon fonctionnement des associations affiliées ;
5.       d'administrer les finances de la Fédération ;
6.       de statuer en dernier ressort sur les différends intervenus entre les associations membres ;
7.       de prononcer les sanctions prévues par les statuts et règlements à l'égard des associations, dirigeants et membres ;
8.       de désigner les membres des différentes commissions ;
9.       de prononcer l'admission de membres d'honneur.    
 
Article 8 – Des membres du Comité-Directeur 

Ni les personnes salariées, ni les personnes se trouvant dans un autre lien de subordination juridique par rapport à la Fédération, ne pourront faire partie du Comité-Directeur.
 
Article 9 – Des convocations et réunions 

Le Comité-Directeur se réunit à chaque fois qu'il est convoqué par le Président, sur convocation envoyée par le Secrétaire Général.
Le Comité-Directeur se réunit encore quand au moins cinq (5) membres du Comité-Directeur en font la demande, en exigeant la convocation d'une réunion dans le délai de quinze (15) jours avec indication de l'ordre du jour. Les convocations sont alors envoyées soit par le Secrétaire Général, soit conjointement au nom des membres du Comité-Directeur qui en font la demande.
Les convocations se font par avis individuel (sous pli postal ou par voie de courriel) adressé au moins cinq (5) jours à l'avance.    
 
Article 10 – Des quorums 

Le Comité-Directeur peut valablement délibérer et statuer si la majorité de ses membres est présente ou représentée. Il décide à la majorité des voix. En cas de partage des voix, la voix du Président, sous réserve des stipulations de l’article 11 qui suit, est déterminante.
  
Article 11 – De la présidence 

Les réunions du Comité-Directeur sont présidées par le Président de la Fédération et, en cas d'empêchement de celui-ci, par le Vice-Président le plus ancien en rang. En cas d’égalité de rang de ceux-ci, préséance est donnée au Vice-Président le plus âgé et, en cas d’absence encore de celui-ci, au second Vice-Président. En cas d’absence du Président et des Vice-Présidents, préséance est donnée au membre le plus âgé du Comité-Directeur.
   
Article 12 – Du Président de la Fédération
Le Président préside les Assemblées Générales et les réunions du Comité-Directeur. Le Président exécute ou fait exécuter les décisions prises tant par les Assemblées Générales que par le Comité-Directeur. Sauf stipulation contraire expresse, il représente la Fédération dans ses relations avec les tiers.
   
Article 13 – Des Vice-Présidents 

Les Vice-Présidents remplacent le Président en cas d'empêchement ou d'absence. Ils assistent le Président dans ses fonctions.
  
Article 14 – Du Secrétaire Général
Le Secrétaire Général dresse ou fait dresser les procès-verbaux des Assemblées Générales et des réunions du Comité-Directeur de la Fédération. Il est responsable du bon fonctionnement du secrétariat de la Fédération et de la direction du personnel professionnel administratif nécessaire à l’exécution des décisions du Comité-Directeur. Il est responsable de l’archivage des documents et signe les procès-verbaux conjointement avec le Président. Il signe et envoie les convocations et rédige le courrier. Il assiste encore le Président dans l'exercice de ses fonctions.  
 
Article 15 – Du Trésorier 

La gestion et la surveillance des fonds de la Fédération sont confiées à un Trésorier Général, qui veille en outre au recouvrement des sommes dues et signe les quittances.
Le Trésorier Général règle les dépenses et gère les biens de la Fédération suivant accord avec le Comité-Directeur. Il tient la comptabilité de toutes les recettes et dépenses de la Fédération. Le Trésorier Général est responsable de toutes éventuelles publications des résultats financiers.    
Aucun paiement ne peut être effectué sans que la pièce de caisse correspondante n'ait été contrôlée par le Trésorier Général, d’une part, ainsi que, d’autre part, par le Président, l’un des Vice-Présidents ou le Secrétaire Général. Aucune délégation générale ne peut être accordée à cet effet.
Les fonds de la Fédération sont maintenus en dépôt sur un compte bancaire auprès d’un établissement de crédit au Grand-Duché de Luxembourg. Toute opération sur le ou les compte(s) bancaire(s) de la Fédération sera soumise à l’exigence de double contrôle de deux (2) membres du Bureau Exécutif de la Fédération (tel que défini à l’article 19 des Statuts).
Le Trésorier Général fait rapport au Comité-Directeur, chaque fois que celui-ci le demande et au moins une (1) fois tous les six (6) mois. Le rapport du Trésorier Général est établi par écrit, sauf dérogation expresse du Comité-Directeur.
 
Article 16 –Du droit d’engager valablement la Fédération et du pouvoir de signature
 
La Fédération est représentée par le Comité-Directeur.  En conséquence, toute conclusion de contrat ou émission d’avis, toute procédure judiciaire, toute correspondance, annonce, publication ou toute communication interne ou externe, y compris avec ses affiliés ou la presse, ou plus généralement toute décision qui est susceptible d’engager la Fédération d’une quelconque mesure, incombe au Comité-Directeur.
La correspondance entre le Comité-Directeur et les associations affiliées d'une part, ainsi que celle entre la Fédération et toutes autres personnes civiles et morales d'autre part, est signée par le Président ou le Vice-Président, ainsi que le Secrétaire Général. Le Président peut accorder une délégation de pouvoir de signature générale au Secrétaire Général. Dans ce dernier cas, la signature du Secrétaire Général doit être précédée de la formule "Pour le Comité-Directeur".
Une délégation de pouvoir de signature spéciale et limitée pour des tâches spécifiques peut être accordée à un ou plusieurs mandataires autres que le Secrétaire Général.
 
Article 17 – De la cooptation 

En cas de décès ou de démission d'un membre du Comité-Directeur, les membres du Comité-Directeur restants ainsi nommés ont le droit, mais non l’obligation, d’y pourvoir provisoirement. Dans ce premier cas, l’Assemblée Générale, lors de sa première réunion, procède à l’élection définitive.
Si le membre coopté du Comité-Directeur est désigné en remplacement d’un Vice-Président, du Secrétaire Général ou du Trésorier Général, il porte le titre adjoint de « faisant fonction ». Pour des raisons de transparence, aucun membre coopté ne pourra être désigné Président de la Fédération.
Si aucun candidat apte à remplir les fonctions n’a pu être déterminé par le Comité-Directeur, les membres du Comité-Directeur procéderont sans délai à la convocation d’une nouvelle Assemblée Générale avec comme point principal à l’ordre du jour, l’élection d’un nouveau mandataire pour le poste vacant.
  
Article 18 – De la démission d’office 

Si un membre du Comité-Directeur manque plus de trois (3) fois au cours d'une année civile sans excuse valable communiquée préalablement à la réunion au Président ou à un des autres membres du Bureau Exécutif, il est réputé démissionnaire dès la troisième réunion.
 
CHAPITRE III : DES COMITES DES ARTS MARTIAUX, DES COMMISSIONS ET GROUPES DE TRAVAIL SPECIAUX 

Article 19 – Des Comités des différents Arts Martiaux 

(1)          Les Comités des différents arts martiaux de la Fédération sont constitués conformément aux statuts et règlements officiels en vigueur. Les modalités de fonctionnement des Comités seront arrêtées par règlements internes à chaque art martial, sous réserve des stipulations impératives des statuts et du présent règlement.
(2)          Les Comités se réunissent au moins une (1) fois par année civile. Les procès-verbaux des réunions, tant formelles qu’informelles, seront transmis pour approbation au Comité-Directeur de la Fédération dans les trente jours de la tenue de la réunion. À défaut d’objection endéans un délai de huit (8) jours de la transmission, les procès-verbaux des réunions seront réputés approuvés sans réserve.
À cet effet, les procès-verbaux devront indiquer au moins les membres présents ou représentés, l’ordre du jour, ainsi que toutes les résolutions prises ou votes exprimés ; les votes peuvent être secrets.
(3)          Les Comités ne pourront, sans l’autorisation préalable et écrite, pas s’exprimer au nom de la Fédération Luxembourgeoise des arts martiaux, mais uniquement au nom de l’art martial qu’ils représentent. Ils veilleront à faire part de cette distinction à tous tiers, et particulièrement tous journalistes. Les Comités des différents arts martiaux ont l’obligation de transmettre pour approbation au Bureau Exécutif du Comité-Directeur toute communication avec la presse, tout contrat et avis, toute procédure judiciaire, toute correspondance, annonce, publication ou toute communication interne ou externe qui est susceptible d’engager la Fédération d’une quelconque mesure. Sera également transmis au Comité-Directeur tout texte à caractère réglementaire interne à un art martial.
 
Article 20 – Des règlements
Les Comités des arts martiaux ont l’obligation d’établir les textes à caractère réglementaire ci-dessous indiqués, qui devront être préalablement approuvés par le Comité-Directeur :
-          des codes sportifs, ainsi que des règlements de compétitions (si applicable) ;
-          des règlements sur l’obtention des grades ;
-          des règlements sur le monitorat.
 
Article 21 – Du rapport au Comité-Directeur 

Les Comités, tels que définis à l’article 14.1 des Statuts, assistent le Comité-Directeur dans ses fonctions et font régulièrement rapport au Comité-Directeur des développements récents dans les différents arts martiaux.
Les Comités sont en principe en charge des questions courantes de l’art martial concerné. Ils ne sauront s’arroger la compétence de statuer sur des questions du ressort du Comité-Directeur.
 
Article 22 – De la correspondance 

La correspondance susceptible d’engager la Fédération toute entière entre le Comité d’un art martial particulier et les associations affiliées de cet art martial d’autre part est signée par le Président de la FLAM ou son remplaçant, d’une part, ainsi que le Président du Comité concerné. Le Président peut accorder une délégation de pouvoir de signature générale au Secrétaire Général.
 
Article 23 – Des commissions et groupes spéciaux 

Conformément à l’article 16.3 des Statuts, le Comité-Directeur pourra se faire assister par des commissions et groupes de travail spéciaux, dont la composition et le fonctionnement seront fixés par le Comité-Directeur, chaque fois qu'il le jugera nécessaire ou opportun. Les commissions et groupes de travail spéciaux feront rapport au seul Comité-Directeur.
 
CHAPITRE IV : DE L’ADMISSION À LA FEDERATION
Article 24 –  Des demandes d’adhésion
Toute association luxembourgeoise régulièrement constituée et ayant pour objet la pratique d'un art martial, peut obtenir la qualité de Membre Effectif à condition d'en faire la demande écrite au Comité-Directeur et de suffire aux conditions arrêtées ci-après :
-          les statuts de l’association doivent correspondre en tous points aux exigences légales en vigueur au Grand-Duché de Luxembourg ;
-          l’association déclare adhérer sans réserve aux statuts et règlements de la Fédération ;
-          l’association est assistée d’un moniteur breveté à formation spécifique agréé par la Fédération auquel elle entend confier la direction des entraînements et la délivrance des grades.
A l’appui de la demande seront transmis notamment les documents suivants :
1.       une copie conforme des statuts accompagnée ou munie du certificat de dépôt de l'autorité locale ;
2.       l’indication par écrit de la composition de son comité ainsi que son adresse postale ;
3.       les lieux et horaires des séances d'entraînement, ensemble avec une attestation du propriétaire des lieux d’entraînement, le cas échéant ;
4.       l’accord écrit du ou des moniteur(s) ; et
5.       la liste des membres.
 
Article 25 – De l’instruction des demandes
Le Comité-Directeur, siégeant en réunion, s'assure de la conformité du dossier de demande d’adhésion avec les stipulations des statuts et des règlements et prononce, le cas échéant, l'admission provisoire à condition, toutefois, qu'elle soit justifiable dans l'optique d'une politique générale d'implantation.
Après avoir prononcé l'admission provisoire et si rien ne s'y oppose, le Comité-Directeur porte l'admission définitive à l'ordre du jour de la prochaine Assemblée Générale qui en décidera à la majorité des voix. Seule l'admission définitive confère le droit de vote aux Assemblées Générales.
Si, après avoir été admise à titre provisoire, la demande d’adhésion d’une association est rejetée par l’Assemblée Générale, l’association est libre d’introduire une nouvelle demande d’adhésion rectificative.
 
CHAPITRE V : DES MEMBRES EFFECTIFS ET PERSONNES PHYSIQUES MEMBRES DE LA FEDERATION 

Article 26 – De l’affiliation
Chaque association affiliée à la Fédération ainsi que les personnes physiques, licenciés de la Fédération adhéreront sans réserve aux statuts, au règlement interne et à tous textes réglementaires de la Fédération et s’engagent à les observer. Ils sont pénalement et civilement responsables conformément au droit commun.  
 
Article 27 – De l’abstention du préjudice moral ou matériel
Les associations et licenciés de la Fédération s’abstiendront de toute acte ou communication susceptible de porter préjudice moral ou matériel à la Fédération. Ils s’engagent à agir et communiquer en respectant le principe de la solidarité et confraternité sportive.
 
Article 28 – Des dénominations 

Chaque association a en principe la pleine disposition de tous droits intellectuels sur sa dénomination et son image représentative, étant entendu qu’aucune association ne pourra, toutefois, s’adjoindre le nom d’une localité si elle n’y a pas son siège principal.
Le Comité-Directeur de la Fédération est compétent pour toiser tout litige ayant trait à la dénomination d’une association ou à l’image de celle-ci. Il peut renvoyer tout litige concernant un art martial spécifique devant le Comité de cet art martial.
Toute modification de la dénomination ou de l’image représentative sont à notifier, pour information, au Comité-Directeur.  
 
Article 29 – Des dénominations et modifications statutaires des associations
 
 
Chaque association a en principe la pleine disposition de tous droits intellectuels sur sa dénomination et son image représentative, étant entendu qu’aucune association ne pourra, toutefois, s’adjoindre le nom d’une localité si elle n’y a pas son siège principal. 

Le Comité-Directeur de la Fédération est compétent pour toiser tout litige ayant trait à la dénomination d’une association ou à l’image de celle-ci. Il peut renvoyer tout litige concernant un art martial spécifique devant le Comité de cet art martial. 

Toute modification de la dénomination ou de l’image représentative sont à notifier, pour information, au Comité-Directeur. 

Toute modification substantielle des statuts ou de la liste des membres d’une association doit au préalable être communiquée au Comité-Directeur pour information.
 
 
Article 30 – Des manifestations tels que compétitions, stages, entraînements et formations 

L'organisation de manifestations tels que les compétitions, stages, entraînements et formations dans le chef des associations, ainsi que la participation à de telles manifestations par les athlètes, autant au Grand-Duché qu’à l’étranger, est – sauf dérogation – sujette à l'autorisation préalable du Comité de l’art martial concerné ou, à défaut de ce dernier, du Comité-Directeur.
 
Article 31 – De la correspondance avec les Fédérations étrangères
 
Toute correspondance d'une association avec une Fédération étrangère doit passer par l'intermédiaire du Comité-Directeur
 
CHAPITRE VI : DES COTISATIONS ET RESSOURCES DE LA FEDERATION ET DE LA REPARTITION FINANCIERE AU SEIN DE LA FLAM 

Article 32 – Des cotisations 

La cotisation annuelle pour toute association affiliée à la Fédération, quel que soit le nombre de ses membres, sera fixée chaque année par l'Assemblée Générale. Le paiement de la cotisation interviendra entre le 1er janvier et le 31 mars de l’année en cours. 
 
Article 33 – Des suspensions d’office 

Les associations affiliées à la Fédération qui n'auront pas payé leur cotisation annuelle, au plus tard le 31 mars de l’année en question, ainsi que toutes autres sommes éventuellement dues à la Fédération, sont suspendues automatiquement dans un délai de trois (3) mois suivant mise en demeure. La suspension vaudra jusqu’à apurement des dettes. Pendant la période de suspension, les associations suspendues ne pourront être admises à participer ni à des compétitions organisées soit par la Fédération, ni à des compétitions ou manifestations organisées par une autre association affiliée.
 
Article 34-1 – Du budget annuel de la FLAM
(1)          Sera établi un budget annuel global de la FLAM, qui devra être approuvé par l’Assemblée Générale, et qui se composera des sous-budgets des différents arts martiaux.
(2)          Le sous-budget « Administration et Fonctionnement FLAM » sera fixé chaque année selon les besoins de celle-ci et une contribution proportionnelle aux nombres de licences des différentes disciplines sportives sera prélevée sur chacun des sous-budgets.
 
Article 34-2 – Des budgets et bilans des arts martiaux 

(1)          Le sous-budget pour chaque art martial sera établi conformément aux estimations budgétaires des recettes de la discipline en question. Les recettes de chaque discipline proviennent en règle générale des licences de la discipline en question, des recettes de manifestations organisées, et le cas échéant pour certaines disciplines de subsides du Département Ministériel du Sport, du Comité Olympique et Sportif Luxembourgeois ou encore de sponsors souhaitant soutenir une discipline particulière.
(2)          Après chaque exercice sera établi un bilan comptable des charges et produits réels pour chaque discipline de la FLAM. Aucun sous-bilan annuel ne pourra, sauf dans les cas prévus par le présent règlement, présenter de solde négatif.
 
Article 34-3 – Des reports 

Les résultats positifs et négatifs de chaque art martial seront reportés d’exercice en exercice.
 
Article 34-4 – Des fonds de réserve et de crédit 

Les arts martiaux auront la possibilité de créer des fonds de réserve en vue d’un projet extraordinaire ou encore de faire appel à des fonds de crédit auprès de la FLAM, dont les modalités pourront être arrêtées par le Comité-Directeur de la FLAM.
 
Article 34-5 – Des dépassements 

(1)          Tout dépassement budgétaire d’une discipline en question devra être préalablement autorisé par le Comité Directeur sur base d’une demande explicite, d’un modèle de refinancement dudit crédit, et en respectant les dispositions du présent chapitre.
(2)          Aucun dépassement budgétaire accordé par le Comité Directeur ne pourra être supérieur à cinquante pour cent (50%) des recettes totales provenant des licences de la discipline en question et réalisées au cours des trois (3) exercices précédents.
(3)          Aucune discipline ne pourra présenter un report négatif pendant plus de trois (3) exercices consécutifs.
 
CHAPITRE VII : DU PASSEPORT SPORTIF ET DES TIMBRES DE LICENCE 

Article 35-1 – Du caractère obligatoire du passeport valable
Chaque membre actif et membre du comité d'une association affiliée à la fédération doit être en possession d'un passeport sportif muni d'un timbre de licence ayant cours de validité.
 
Article 35-2 – Du passeport sportif 

(1)          Le passeport sportif est un document officiel destiné à contenir, par discipline pratiquée, toutes les indications utiles sur la situation d'affiliation, les grades hiérarchiques, qualifications, titres et fonctions de son titulaire. Il sert également à l'annotation des participations aux activités sportives, telles que stages, championnats nationaux et internationaux ainsi que toutes autres rencontres à caractère officiel.
(2)          Le passeport sportif muni des signatures conjointes du président et du secrétaire général de la fédération, est délivré à son titulaire, sur demande et par l'intermédiaire du club d'appartenance de celui-ci, contre paiement d'un forfait dont le montant est fixé par le Comité-Directeur.
(3)          Le passeport étant délivré à titre personnel, son titulaire en a le droit de propriété et en assure la garde. Toutefois, il a l'obligation de le présenter en cas de participation aux manifestations sportives et à toute autre occasion lorsque ceci est requis ou qu'une personne investie d'une fonction officielle le demande.
 
Article 35-3 – De l’inscription
Les inscriptions au passeport sportif ne peuvent être opérées que par les personnes y désignées ou y habilitées en vertu des règlements internes des différents arts martiaux. Les inscriptions non réglementaires ou frauduleuses sont passibles de sanctions relevant de la compétence du Comité-Directeur.
 
Article 35-4 – Du timbre de licence 

(1.1.) Le passeport sportif n'a validité de licence que s'il est muni d'un timbre de licence afférent à l'exercice en cours, le timbre devant être apposé dans une case correspondante à la discipline pratiquée. En cas de pratique simultanée de plusieurs arts martiaux, un timbre est à apposer pour chaque discipline, hormis cependant le cas des disciplines pratiquées accessoirement et dans lesquelles l'attribution de grades n'est pas prévue.
(1.2.)     Seul le Comité-Directeur a le droit d'émettre les timbres de licence et d'en fixer le prix.  Les timbres de licence sont uniquement émis sur commande et paiement préalable par les différents arts martiaux. Aucun remboursement des timbres commandés ne pourra être accordé pour aucune raison.
(2)          La fédération connaît deux types de timbres de licence : (I) les licences « compétition » et (II) les licences « non-compétition ».  Les licences « compétition » sont strictement obligatoires et indispensables dans toutes circonstances pour participer aux compétitions officielles.
(2.1.)     Des licences « compétition »
(2.1.1)   En application de l’article 11 de la loi du 3 août 2005 concernant le sport, ou de toute législation ou autre réglementation qui la remplacera, les associations membres de la fédération subordonnent la délivrance d’une licence « compétition » à la production d’un certificat médical d’aptitude au sport délivré par le service médico-sportif.
(2.1.2)   Pour les cas d’impossibilité juridique de faire établir un tel certificat, par exemple pour ce qui est des enfants en-dessous de 7 (sept) ans ou pour les adultes de plus de 50 (cinquante) ans, la délivrance d’une licence « compétition » donnant accès à la compétition est soumise à l’exigence de production d’un certificat médical à établir par un médecin généraliste, sans préjudice de la faculté des associations de prévoir, dans un impératif de sécurité, des règles plus strictes. L’établissement et la présentation des certificats médicaux seront contrôlés directement par les associations, qui seront seules responsables de la vérification de ces formalités.
(2.2)      Des licences « non-compétition »
Les licences « non-compétition » ne sont en principe pas soumises à l’exigence de la production d’un certificat médical d’aptitude au sport. Chaque association est toutefois libre d’instaurer, dans un impératif de sécurité, des règles plus strictes et de solliciter notamment un certificat médical de la part de ses membres.
 
Article 35-5 – Du registre centralisé 

(1)          Le timbre de licence porte le millésime de l'année de référence ainsi que le sigle de la fédération. Il est valable du 1er janvier au 31 décembre avec une carence de 2 mois maximum et doit être renouvelé chaque année.
(2)          La fédération peut tenir un registre centralisé et dématérialisé des passeports sportifs. Ce registre contient les données personnelles de ses membres demandées lors de la commande d’un passeport et d’un timbre de licence. Le registre centralisé peut être soumis à autorisation de la Commission Nationale de la Protection des Données et est, dans tous les cas, établi à des fins strictement internes à la Fédération. Aucune transmission à des tiers ne pourra être opérée, en dehors des cas de réquisition administrative ou judiciaire. La loi modifiée du 2 août 2002 relative à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel est applicable.
 
Article 35-6 – Des relevés nominatifs 

Chaque association affiliée doit assurer la tenue à jour du relevé nominatif de ses membres licenciés avec indication du numéro du passeport sportif. Ce relevé doit être transmis au Comité-Directeur à la clôture de chaque exercice ou en cours d'exercice lorsque celui-ci le demande.  
 
Article 35-7 – De l’adhésion aux règlements 

L'acquisition d'un timbre de licence constitue pour le membre l'engagement formel de respecter sans réserve les règlements et directives de la Fédération et donne droit à la couverture des risques sportifs dans les conditions et limites des assurances contractées par l'État au bénéfice des fédérations sportives agréées et reconnues d'utilité publique.
 
Article 35-8 – De la reconnaissance des grades 

(1)          Pour les licenciés de la Fédération seulement les grades décernés au Grand-Duché par un moniteur agréé ou autorisé sont reconnus.
(2)          Tout nouveau membre qui présente une demande en obtention d'une licence et qui avait pratiqué un art martial dans un pays étranger, doit produire une pièce justificative prouvant son grade. Les grades de l'échelon DAN ne peuvent être reconnus que s'ils ont été attribués par une fédération membre de l'organisme international officiellement reconnu.
(3)          Un membre licencié de la fédération ne peut se présenter à un jury d'examen étranger que s'il a été autorisé au préalable par le comité de l’art martial concerné, exception faite pour les grades de l'échelon KYU/KUP si le membre fait un séjour prolongé à l'étranger et qu'il y prend passagèrement domicile.
 
Article 35-9 – Du défaut de licence 

Si, lors d'un contrôle dans une association, il est constaté qu'un membre s'entraîne sans être dûment licencié, l'association est passible d'une amende dont le montant sera fixé par le Comité-Directeur.
 
Article 35-10 – Des licences non luxembourgeoises 

Tout athlète titulaire d’une licence de la Fédération Luxembourgeoise des Arts Martiaux, souhaitant préparer, solliciter ou obtenir une licence en dehors du Grand-Duché, soit en complément ou en supplément de la prédite licence nationale, soit après avoir cessé ses activités au Luxembourg, doit solliciter au préalable l’autorisation de la Fédération Luxembourgeoise des Arts Martiaux, qui se prononcera après consultation de l’art martial concerné.
La Fédération Luxembourgeoise des Arts Martiaux ne pourra refuser une telle demande que pour des motifs réels et sérieux, dument exposés au requérant par écrit endéans un délai de deux (2) mois suivant la demande initiale.
Toute tentative d’infraction aux stipulations du présent article de la part d’un athlète, d’un ou de plusieurs clubs ou arts martiaux est passible des sanctions prévues dans les présents règlements.
  
Article 35-11 – Des suspensions ou révocations de licences 

Si la Fédération Luxembourgeoise des Arts Martiaux, sur avis obligatoire mais non contraignant de l’art martial concerné, décide de suspendre ou de révoquer la licence nationale d’un athlète, ce dernier ne pourra, sans préjudice de l’article 37 du présent règlement, en aucun cas solliciter une licence d’un autre pays dans la même discipline.
Les fédérations internationales des arts martiaux s’efforcent, dans le respect des normes législatives et réglementaires, de coopérer de manière loyale pour ce qui est des échanges d’informations concernant les athlètes dont les licences sont suspendues, révoquées ou non valides, et s’engagent à ne pas émettre de licence à un athlète auquel la licence a été retirée ou la licence duquel a été suspendue sur décision formelle de la Fédération Luxembourgeoise des Arts Martiaux.
 
Article 35-12 – De l’application du règlement 

Le Comité-Directeur demande aux Comités des différents arts martiaux d'appliquer toute mesure de contrôle qu'ils jugeront utile pour faire respecter les présentes dispositions.
 
CHAPITRE VIII : DES TRANSFERTS 

Article 36-1 – Définitions 

Le présent chapitre vise à établir des lignes directrices et ne se trouvera contraignant qu’en cas de désaccord entre l’Ancien Club et l’Athlète concernant le transfert de l’Athlète vers le Nouveau Club, étant entendu que l’article 36-8 constitue une stipulation obligatoire en toutes circonstances pour les transferts d’athlètes au statut « compétiteur » ou « membre du cadre national ».
Les transferts sont régis par les stipulations des présents articles suivant les définitions qui suivent :
-          Ancien Club :     désigne le club que l’Athlète quitte.
-          Année :                               désigne l’année civile qui débute le 1er janvier et se termine le 31 décembre de chaque année.
-          Athlète :             désigne toute personne affiliée à un club de la FLAM.
-          Nouveau Club :                désigne le club que l’Athlète rejoint suite à un transfert.
-          Participation :   désigne toute participation à une compétition officielle.
N.B. : le masculin générique utilisé par souci de concision s’applique au sexe féminin, de même que le singulier peut avoir un sens pluriel et vice-versa.
 
Article 36-2 – Des périodes de transferts 

(1)          Les transferts des Athlètes sont autorisés pendant les périodes (I) du 1er juillet au 30 septembre, ainsi que (II) du 15 décembre au 15 janvier (de l’année subséquente). <s>  </s> Dans un but de simplification administrative, les vignettes ne seront toutefois émises qu’au mois de janvier.
 
Article 36-3 – De la classification des athlètes
(1)          Tout Athlète est classifié pour les besoins de l’application du présent règlement soit en « sport-loisir », « compétiteur » ou « membre du cadre national ».
(2)          Est considéré « compétiteur » tout Athlète ayant participé à une compétition officielle.
(3)          Est considéré « membre du cadre national » tout Athlète faisant partie officiellement du cadre national de la FLAM.
(4)          Tous les autres Athlètes sont considérés « sport-loisir ».
(5)          Un Athlète ayant le statut « compétiteur » retrouve automatiquement le statut « sport-loisir » après un délai de 6 mois à compter de sa dernière Participation.
(6)          Un Athlète ayant le statut de « membre du cadre national » retrouve le statut de « compétiteur » ou « sport-loisir » après un délai de douze (12) mois à compter de sa dernière Participation en tant que membre du cadre national.
 
Article 36-4 – Des indemnités de formation
Une indemnité de formation, telle que définie dans le présent règlement, peut être demandée pour tout transfert d’un Athlète ayant le statut de « compétiteur » ou « membre du cadre national ».
 
Article 36-5 – De l’indemnité de formation ordinaire 

(1)          Jusqu’à l’Année où l’Athlète atteint l’âge de dix (10) ans aucune indemnité de formation ne peut être demandée.
(2)          Aucune indemnité de formation ordinaire ne peut être demandée par l’Ancien Club pour les Années pendant lesquelles l’Athlète a été licencié sous le statut de « sport-loisir ».
(3)          Une indemnité de formation ordinaire d’un montant de cent (100) Euro par Année où l’Athlète a été licencié dans l’Ancien Club peut être demandée par l’Ancien Club pour le transfert d’un Athlète ayant le statut de « compétiteur ». La première Année prise en compte est celle où l’Athlète atteint l’âge de onze (11) ans.
(4)          Une indemnité de formation ordinaire d’un montant de deux cent (200) Euro par Année où l’Athlète a été licencié dans l’Ancien Club peut être demandée par l’Ancien Club pour le transfert d’un Athlète ayant le statut de « membre du cadre national ». La première Année prise en compte est celle où l’Athlète atteint l’âge de onze (11) ans.
(5)          L’indemnité de formation ordinaire qui peut être demandée par l’Ancien Club se calcule en additionnant les indemnités de formation des Années pendant lesquelles l’Athlète a été licencié sous le statut de « compétiteur » et les indemnités de formation des Années pendant lesquelles l’Athlète a été licencié sous le statut de « membre du cadre national ». La dernière année prise en compte est celle où l’Athlète a payé à son club une partie ou la totalité de sa cotisation de membre.
(6)          L’indemnité de formation ordinaire est plafonnée à un montant maximal de sept cent (700) Euro pour le transfert d’un Athlète ayant le statut de « compétiteur » et à un montant maximal de deux mille cinq cent (2.500) Euro pour le transfert d’un Athlète ayant le statut de « membre du cadre national ».
 
Article 36-6 – De l’indemnité de formation extraordinaire
(1)          Étant donné que la formation d’un bon athlète passe souvent par la participation à des stages et à des compétitions à l’étranger, une indemnité de formation extraordinaire s’ajoute à l’indemnité de formation ordinaire.
(2)          Sont pris en compte pour calculer le montant de cette indemnité de formation extraordinaire le nombre de nuitées aux stages et compétitions à charge complète (frais d’inscription et frais d’hôtel) de l’Ancien Club réalisés pendant les soixante (60) mois précédant le transfert. Un montant forfaitaire de vingt-cinq (25) Euro par nuitée peut être demandé par l’Ancien Club.
(3)          L’indemnité de formation extraordinaire est plafonnée à un montant maximal de mille (1.000) Euro.
 
Article 36-7 – De l’indemnité de formation totale 

(1)          L’indemnité de formation totale équivaut à la somme de l’indemnité de formation ordinaire et de l’indemnité de formation extraordinaire.
(2)          En cas de transfert de plusieurs enfants d’une même famille (frères ou sœurs) vers un même Nouveau Club l’indemnité de formation totale pour un 2ème enfant est limitée à 75%, pour un 3ème enfant  à 50% et pour un 4ème enfant à 25% du montant de l’indemnité de formation totale prévue à l’alinéa qui précède. Pour un 5ème enfant plus aucune indemnité ne peut être demandée par l’Ancien Club. Est considéré comme enfant chaque Athlète à charge d’une même famille (1er degré).
(3)          L’indemnité de formation totale est à payer par le Nouveau Club.
 
Article 36-8 – De la procédure à respecter pour un Athlète au statut « compétiteur » ou « membre du cadre national » 
(1)          Sera prise en compte comme date de transfert, la date où le Nouveau Club informe l’Ancien Club par écrit (courrier recommandé avec accusé de réception) de la demande écrite de l’Athlète de procéder à un transfert vers le Nouveau Club. La date à prendre en considération sera celle de l’avis de passage auprès du destinataire, dressé par l’agent de l’entreprise des Postes & Télécommunications. Le fait, pour l’Ancien Club, de ne pas accuser réception du courrier recommandé, pour une quelconque raison, ne sera pas susceptible d’influencer d’aucune manière les délais.
(2)          Endéans un délai de huit (8) semaines pour une demande de transfert pendant la période de transfert (I) du 1er juillet au 30 septembre et endéans un délai de quatre (4) semaines pour une demande de transfert entre (II) le 15 décembre au 15 janvier, l’Ancien Club envoie un décompte de l’indemnité de formation à régler (courrier recommandé avec accusé de réception) tout en respectant les stipulations du présent règlement. Au cas où l’Ancien Club ne remet pas de décompte endéans ce délai, ledit club est réputé pleinement accepter le transfert sans faire valoir son droit à une indemnité de formation.
(3)          Le transfert d’un Athlète de son Ancien Club à son Nouveau Club est concrétisé par le paiement de l’indemnité de formation et l’inscription des dates de sortie et d’entrée dans les cases prévues à cet effet au passeport sportif de l’Athlète. Cette inscription est obligatoirement suivie des paraphes et du nom d’un responsable de chacun des clubs concernés.
(4)          Le Nouveau Club est tenu de notifier par écrit le transfert de l’Athlète au Comité-Directeur (via le secrétariat de la FLAM). Cette notification informe la Fédération du montant de l’indemnité de formation et doit être reçue par le Comité-Directeur de la FLAM au moins huit (8) jours avant la date des championnats nationaux sous peine de voir écarter l’Athlète d’une participation à ces championnats. 
 
Article 36-9 – De l'opposition
(1)          Si l’Ancien Club s’oppose à un transfert pour une raison quelconque, il doit exposer ses raisons au Nouveau Club et au Comité-Directeur de la FLAM au moyen d’une lettre justificative (courrier recommandé avec accusé de réception) endéans un délai de huit (8) semaines après réception de la demande de transfert pendant la période de transfert (I) du 1er juillet au 30 septembre et endéans un délai de quatre (4) semaines (II) après réception de la demande de transfert pour une demande de transfert entre le 15 décembre et le 15 janvier.  Au cas où l’Ancien Club ne remet pas de décompte/lettre d’opposition endéans ce délai, il est réputé accepter pleinement le transfert sans faire valoir son droit à une indemnité de formation.
(2)          Si le Nouveau Club s’oppose au montant de l’indemnité de formation totale pour une raison quelconque, il doit exposer ses raisons à l’Ancien Club et au Comité-Directeur de la FLAM au moyen d’une lettre justificative (courrier recommandé avec accusé de réception).
(3)          Si après examen, le Comité-Directeur décide que l’opposition est non-fondée, le transfert devient opérant de plein droit au moment du règlement du décompte avec effet à la date où le Nouveau Club a informé l’Ancien Club comme prévu dans l’article 36-2 du présent règlement.
 
Article 36-10 – De la procédure à respecter pour un Athlète au statut « sport-loisir »
(1)          Aucune indemnité n’est à payer en cas de transfert d’un Athlète ayant le statut « sport-loisir », sauf si, dans un délai de vingt-quatre (24) mois à compter du transfert de l’Athlète, il retrouve le statut « compétiteur » ou « membre du cadre national ». Dans ce cas, une indemnité de formation conformément au présent règlement peut être demandée par l’Ancien Club de l’Athlète.
(2)          Avant la signature de sortie d’un Athlète ayant le statut « sport-loisir », l’Ancien Club peut remettre un décompte sur le montant de l’indemnité de formation au Nouveau Club. Une copie pour information est à envoyer à la FLAM et à l’Athlète. Le payement de ce décompte ne sera à régler qu’en cas de changement de statut de l’Athlète endéans un délai de vingt-quatre (24) mois. Au cas où l’Ancien Club ne remet pas de décompte, il est réputé accepter pleinement un transfert sans faire valoir son droit à une indemnité de formation.
(3)          Il est précisé que l’Athlète retrouve le statut « compétiteur » ou « membre du cadre national » dès l’inscription à un tournoi ou championnat, que ce soit au Luxembourg ou à l’étranger.
(4)          Si le changement de statut se fait endéans un délai de vingt-quatre (24) mois, le Nouveau Club est dans l’obligation de veiller à ce que l’indemnité de formation soit payée avant que l’Athlète ne participe au tournoi ou au championnat. Il en informe l’Athlète, l’Ancien Club et la FLAM en leur envoyant une preuve de payement de l’indemnité de formation.
(5)          Le non-respect de cette obligation de payement de l’indemnité et d’information de l’Athlète, de l’Ancien Club et de la FLAM peut entraîner pour l’Athlète une suspension du droit de participation à des tournois ou championnats, sans préjudice des pouvoirs du Comité Directeur conformément à l’article 37 du présent règlement. La durée de cette suspension sera fixée par le Comité de l’art martial concerné.
 
Article 36-11 – De la cessation d’activité au sein de la FLAM
(1)          Tout Athlète ayant le statut de « membre du cadre national » ou le statut de « compétiteur » qui met fin à son activité au sein de la FLAM, demeure enregistré, pour l’application des dispositions du présent règlement, pendant trente (30) mois auprès du club dans lequel il était inscrit en dernier lieu.
(2)          Le délai court à compter du 31 décembre de l’année au cours de laquelle l’Athlète a payé à son club sa cotisation de membre.
(3)          Aucune indemnité de formation n’est prévue pour les athlètes qui pratiquent un art martial à l’étranger après avoir cessé leurs activités au Luxembourg.
(4)          Tout Athlète qui met fin à son activité au sein de la FLAM et qui, pendant le délai visé au présent article, souhaite préparer, solliciter ou obtenir une licence d’un pays étranger, reste soumis à la procédure détaillée par l’article 35-10 du présent règlement pendant toute la durée dudit délai.
 
Article 36-12 – Des différends
Le Comité-Directeur est compétent pour statuer sur tout différend entre les membres de la Fédération en matière de transfert. Le Comité-Directeur peut en outre rendre une décision définitive pour tous les cas non prévus dans le présent règlement, y compris en cas de force majeure.
 
CHAPITRE IX : DES INTERDICTIONS ET SANCTIONS ENVERS LES ASSOCIATIONS-MEMBRES ET PERSONNES PHYSIQUES ET MORALES
Article 37 – Des sanctions 

(1)          Sans préjudice de toutes autres violations la réglementation de la Fédération qui sont susceptibles de fonder des sanctions, il est rappelé qu’il est strictement interdit à tous les membres de la Fédération :
-          d’autoriser un membre détenteur d’une licence non-compétition de prendre part à une compétition officielle ;
-          de faire combattre un compétiteur auquel l'autorisation d'appartenir à une association aura été refusée, retirée ou suspendue ;
(2)          Toute violation des stipulations des statuts, du présent règlement interne ou de tout texte implémentant la réglementation de la Fédération, par un Membre Effectif sera renvoyée devant le Comité-Directeur, qui se prononcera sur l’existence ou non d’une infraction à la réglementation.
(3)          En cas de constatation d’infraction à la réglementation, le Comité-Directeur pourra prononcer les sanctions suivantes :
-          l’avertissement ;
-          la réprimande ;
-          l’amende, qui sera de vingt-cinq euros (EUR 25,00) à deux mille cinq cent euros (EUR 2.500,00) en fonction de la gravité ;
-          le retard d’avancement en grade pour une durée maximale d’un (1) an ;
-          l’interdiction temporaire de participer à toutes manifestations (notamment compétitions, formations, présentations), organisées soit directement par la Fédération, soit par  les membres de la Fédération, associations ou organisations partenaires, autant au Grand-Duché qu’à l’étranger, pour une durée maximale de trois (3) ans ;
-          l’exclusion temporaire ou définitive de la Fédération ;
-          la déchéance temporaire ou définitive de la licence.
 
Article 38 – Reconnaissance internationale des sanctions 

Les fédérations internationales des différents arts martiaux coopèrent de manière loyale pour ce qui est de la reconnaissance de plein droit des sanctions prononcées à l’encontre des athlètes, entraîneurs, clubs ou autres acteurs d’un art martial.
Sans préjudice de l’article 35-10, il est interdit à toute personne ayant fait l’objet de l’une des sanctions détaillées à l’article 37 du présent règlement, en particulier l’interdiction temporaire, l’exclusion ou la déchéance de solliciter la délivrance d’une licence sportive d’une fédération non luxembourgeoise ou de participer à une quelconque manifestation (y compris entraînements et stages) organisée par une fédération d’arts martiaux ou un club non luxembourgeois. L’athlète qui participerait, en violation des stipulations qui précèdent à une quelconque manifestation, ne sera couvert par aucune assurance-responsabilité de la part de la FLAM, des arts martiaux ou de l’une des associations-membres, qui déclinent dès lors et déjà toute responsabilité quelconque.
 
Disposition transitoire : Entrée en vigueur
Le présent règlement, remplaçant tous les règlements ad hoc de la Fédération, a été adopté par le Comité-Directeur de la FLAM en date du 27 octobre 2015 et entre en vigueur dans les trois (3) jours suivant sa notification aux membres.